Excel-Lösung ablösen: wann es Zeit ist und wie

Eine Excel-Lösung sollte abgelöst werden, wenn mehrere Personen gleichzeitig daran arbeiten, ein wichtiger Ablauf davon abhängt oder nur noch eine Person versteht, wie die Datei funktioniert. Bis dahin ist Excel ein gutes Werkzeug. Als Nachfolger kommen Standardsoftware, Low-Code, eine Schnittstelle oder Individualsoftware infrage. Welche Option passt, entscheidet der Ablauf, nicht die Technik.

Ist Excel im Betrieb überhaupt ein Problem?

Excel ist im Betrieb nicht das Problem. In vielen Betrieben ist eine Excel-Datei entstanden, weil ein Bedarf da war und niemand lange auf eine Software warten wollte. Die Datei hat das Problem gelöst, schnell und ohne Budgetfreigabe. Das war keine Fehlentscheidung.

Eine gewachsene Excel-Lösung ist sogar wertvoll, weil sie zeigt, was der Betrieb tatsächlich braucht. Spalten, Farben, Kommentare und Formeln beschreiben Anforderungen, die aus dem Alltag entstanden sind. Wer eine Excel-Lösung ablöst, sollte sie deshalb genau lesen, statt sie einfach zu ersetzen.

Zum Problem wird Excel, wenn eine Tabelle Aufgaben übernimmt, für die sie nicht gebaut ist: als gemeinsame Datenbank für mehrere Abteilungen, als Steuerung für Produktion oder Einsatzplanung oder als einzige Quelle für Zahlen, auf denen Entscheidungen beruhen.

Woran erkennt man, dass eine Excel-Lösung abgelöst werden sollte?

• Es gibt mehrere Versionen derselben Datei, etwa „Planung_final_neu_v3.xlsx“, und niemand ist sicher, welche gilt.
• Mehrere Personen müssen gleichzeitig eintragen und überschreiben sich gegenseitig.
• Nur eine Person versteht die Formeln und Makros, und im Urlaub dieser Person bleibt die Pflege liegen.
• Daten werden regelmäßig aus der Tabelle in andere Programme abgetippt oder umgekehrt.
• Die Datei wird langsam, stürzt ab oder ist schon einmal beschädigt worden.
• Es ist nicht nachvollziehbar, wer wann welchen Wert geändert hat.
• Personenbezogene Daten liegen in einer Datei, die per E-Mail verschickt oder auf USB-Sticks kopiert wird.
• Der Betrieb kann nicht weiterarbeiten, wenn die Datei verloren geht.

Ein einzelnes Warnzeichen ist noch kein Grund für ein Projekt. Treffen aber mehrere Punkte zu, besonders die Abhängigkeit von einer Person und das fehlende Nachvollziehen von Änderungen, ist die Excel-Lösung zu einem Betriebsrisiko geworden. Dann geht es nicht mehr um Komfort, sondern um die Frage, was passiert, wenn die Datei oder die Person ausfällt.

Welche Optionen gibt es, eine Excel-Lösung abzulösen?

Für die Ablöse einer Excel-Lösung gibt es vier grundsätzliche Wege. Sie schließen einander nicht aus. Oft passt eine Kombination am besten, etwa eine Standardsoftware für den Kern und eine Schnittstelle zum bestehenden ERP.

Standardsoftware

Standardsoftware ist die erste Option, die geprüft werden sollte. Für viele typische Aufgaben wie Zeiterfassung, Einsatzplanung, Lagerverwaltung, Wartungsplanung oder Projektabrechnung gibt es fertige Produkte. Wartung, Sicherheitsupdates und Weiterentwicklung übernimmt der Hersteller. Der Preis dafür ist, dass sich der Betrieb ein Stück weit an die Software anpassen muss. Das ist oft kein Nachteil, weil Standardabläufe meist gut durchdacht sind.

Low-Code-Werkzeuge

Low-Code-Werkzeuge liegen zwischen Excel und echter Software. Sie erlauben es, Tabellen mit Formularen, Ansichten, Berechtigungen und einfachen Automatisierungen zu bauen, ohne viel zu programmieren. Für überschaubare Abläufe mit wenigen Beteiligten sind sie eine gute Wahl. Bei komplexer Logik, vielen Schnittstellen oder strengen Anforderungen an Datenhaltung und Berechtigungen stoßen sie an Grenzen, und es entsteht leicht die nächste Insel.

Schnittstelle zu bestehenden Systemen

Manchmal ist die Excel-Datei nur entstanden, weil zwei vorhandene Programme nicht miteinander reden. Dann ist die richtige Lösung keine neue Software, sondern eine Schnittstelle. Das ERP hat die Aufträge, die Buchhaltung die Zahlungen, und die Excel-Liste bringt beides zusammen. Eine Schnittstelle oder eine Auswertung direkt aus den vorhandenen Systemen macht die Tabelle überflüssig.

Individualsoftware

Individualsoftware ist dann sinnvoll, wenn der Ablauf so speziell ist, dass Standardprodukte ihn nur mit vielen Umwegen abbilden, oder wenn er ein echter Unterschied zum Mitbewerb ist. Eine eigene Lösung passt genau, braucht aber einen Partner, der sie auch nach dem Start wartet, absichert und weiterentwickelt. Wer Individualsoftware bauen lässt und danach niemanden für den Betrieb hat, tauscht ein Excel-Risiko gegen ein Software-Risiko.

Wie entscheidet man zwischen Standardsoftware, Low-Code und Individualsoftware?

Die Entscheidung zwischen Standardsoftware, Low-Code, Schnittstelle und Individualsoftware fällt leichter mit einigen einfachen Fragen. Maßstab ist nicht, was technisch möglich ist, sondern was der Betrieb über Jahre zuverlässig betreiben kann. Die Abwägung zwischen Standard- und Individualsoftware beschreiben wir in einem eigenen Beitrag ausführlicher.

• Wie speziell ist der Ablauf wirklich? Machen ihn andere Betriebe der Branche ähnlich, ist Standardsoftware naheliegend.
• Wie viele Personen und Standorte arbeiten damit? Je mehr Beteiligte, desto wichtiger sind Berechtigungen und Nachvollziehbarkeit.
• Mit welchen Programmen muss die Lösung Daten austauschen? Viele Verbindungen sprechen gegen eine isolierte Low-Code-Lösung.
• Wer kümmert sich nach dem Start um Updates, Sicherung und Änderungswünsche?
• Wo sollen die Daten liegen, und welche Anforderungen ergeben sich aus der DSGVO für personenbezogene Daten?
• Was passiert, wenn der Anbieter das Produkt einstellt oder die Preise ändert?

Wer diese Fragen ehrlich beantwortet, landet oft bei einer einfacheren Lösung als ursprünglich gedacht. Und manchmal auch bei der Erkenntnis, dass die Excel-Datei mit einer klaren Zuständigkeit, einem festen Speicherort und einer Sicherung vorerst gut weiterlaufen kann.

Wie geht man bei der Ablöse einer Excel-Lösung konkret vor?

1. 01Die Datei gemeinsam mit den Menschen durchgehen, die sie nutzen: Welche Spalten, Formeln und Farben haben welche Bedeutung?
2. 02Klären, welcher Ablauf hinter der Tabelle steckt, wer welche Daten einträgt und wer welche Auswertungen braucht.
3. 03Prüfen, ob der Ablauf selbst vereinfacht werden kann, bevor er in eine neue Lösung übertragen wird.
4. 04Die Optionen in dieser Reihenfolge bewerten: Schnittstelle, Standardsoftware, Low-Code, Individualsoftware.
5. 05Die Daten bereinigen, also Dubletten, Tippfehler und veraltete Einträge entfernen, bevor sie übernommen werden.
6. 06Die neue Lösung für eine Übergangszeit parallel betreiben und die Ergebnisse vergleichen.
7. 07Umstellen, die alte Datei schreibgeschützt archivieren und die Zuständigkeit für die neue Lösung festlegen.

Welche Fehler passieren beim Ablösen von Excel häufig?

• Die Software wird gekauft, bevor jemand verstanden hat, was die Tabelle eigentlich leistet.
• Die Person, die die Datei gebaut hat, wird nicht einbezogen, und ihr Wissen geht verloren.
• Die neue Lösung bildet nur die Hälfte ab, und für den Rest entsteht eine neue Excel-Datei.
• Unbereinigte Daten werden übernommen, und die neue Software startet mit den alten Fehlern.
• Niemand ist nach dem Start für Wartung, Sicherung und Weiterentwicklung zuständig.

Wie NDVDL eine Excel-Lösung ablöst

NDVDL beginnt mit der Datei und den Menschen, die damit arbeiten. Wir kommen zu Ihnen, gehen die Tabelle mit den Personen durch, die sie pflegen und nutzen, und sehen uns an, welcher Ablauf dahintersteckt. Danach bekommen Sie einen schriftlichen Vorschlag für die einfachste passende Lösung. Oft ist das eine Schnittstelle oder eine Standardsoftware, und nur wenn beides nicht passt, eine eigene Entwicklung. Wir sagen auch, wenn die Excel-Datei vorerst bleiben kann.

Wir übernehmen die Datenbereinigung, die Übergangsphase und die Einschulung. Nach dem Start betreibt und wartet NDVDL die Lösung, sichert sie und entwickelt sie weiter, inklusive der Server und Netzwerke, auf denen sie läuft. Sie haben einen festen Ansprechpartner für Software und Infrastruktur.