Mandantendaten schützen, ohne den Kanzleialltag zu bremsen.
Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung, Rechtsanwaltskanzleien, Notariate und Unternehmensberatung arbeiten täglich mit Daten, die besonderen Schutz brauchen. Wir bauen Netzwerke, Zugriffskonzepte und Backups, die auf genau diesen Alltag ausgelegt sind.
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Wie schützt eine Kanzlei Mandantendaten technisch vor unbefugtem Zugriff?
Mandantendaten gehören zu den sensibelsten Informationen, die eine Kanzlei verarbeitet, und Verschwiegenheitspflicht ist am Ende eine Frage der technischen Umsetzung, nicht nur des guten Willens. Dazu gehören Zugriffsrechte, die sich an Mandaten statt an der ganzen Kanzlei orientieren, eine Protokollierung, die nachvollziehbar macht, wer wann auf welche Akte zugegriffen hat, und eine Verschlüsselung von Daten auf Servern, in der Cloud und auf mobilen Geräten. NDVDL baut für Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung, Rechtsanwaltskanzleien und Beratungsbetriebe in Wien, Niederösterreich und der Slowakei Netzwerke und Zugriffskonzepte, die genau darauf ausgelegt sind. Eine technische Lösung ersetzt dabei keine rechtliche Prüfung der Anforderungen an eine bestimmte Kanzlei, schafft aber die Grundlage, auf der diese Anforderungen umgesetzt werden.
Was in Kanzleien technisch schiefgeht
Vier Muster, die in Steuerkanzleien, Beratungsbüros und Rechtsanwaltskanzleien immer wieder auftauchen.
E-Mail als Dateiaustausch mit Mandanten
Unterlagen, Belege und Verträge werden per E-Mail-Anhang hin- und hergeschickt, oft unverschlüsselt und ohne Nachweis, wer sie wann erhalten hat. Landet eine Akte im falschen Postfach, lässt sich das im Nachhinein kaum mehr korrigieren.
Phishing und Rechnungsbetrug gezielt gegen Kanzleien
Kanzleien werden gezielt angegriffen, weil sie Zugriff auf Mandantengelder, Steuerdaten und vertrauliche Unterlagen haben. Gefälschte Rechnungen und E-Mails, die wie interne Anfragen aussehen, sind auf normale Spamfilter nicht ausgelegt.
Zugriff nicht nach Mandat getrennt
Häufig sieht jeder Mitarbeiter jede Akte, unabhängig davon, ob er am Mandat arbeitet. Bei einer Prüfung oder einem Verdachtsfall lässt sich dann nicht nachweisen, wer wann worauf zugegriffen hat.
Ausfall genau zu Frist- oder Bilanzterminen
Ein Serverausfall oder ein Ransomware-Vorfall kurz vor einer Abgabefrist trifft eine Kanzlei anders als andere Betriebe, weil die Frist selbst nicht verhandelbar ist. Ohne funktionierendes Backup steht dann die ganze Kanzlei still, nicht nur ein Arbeitsplatz.
IT-Infrastruktur für Kanzleien und Beratung
Sechs Bausteine, die sich direkt aus dem Kanzleialltag ergeben.
Firewall und E-Mail-Sicherheit
Eine Firewall und E-Mail-Sicherheit, die auf Phishing, gefälschte Rechnungen und Anhänge mit Schadsoftware ausgelegt ist, statt nur auf klassischen Spam. Das reduziert das Risiko, gezielt über eine E-Mail kompromittiert zu werden.
Zugriffskonzepte pro Mandat
Rechte werden pro Mandat statt pauschal für die ganze Kanzlei vergeben, inklusive Protokollierung, wer wann auf welche Akte zugegriffen hat. Das schafft Nachvollziehbarkeit, ohne den Arbeitsablauf zu verkomplizieren.
Sicherer Dateiaustausch mit Mandanten
Statt sensible Unterlagen per E-Mail-Anhang zu verschicken, richten wir einen Weg ein, über den Mandanten Dokumente sicher hochladen und abrufen können. Das schließt eine der häufigsten Schwachstellen im Kanzleialltag.
VPN und Mehrfaktor-Authentifizierung
Für Homeoffice und mobiles Arbeiten bauen wir einen abgesicherten Zugang ins Kanzleinetz mit Mehrfaktor-Authentifizierung auf. So bleibt der Zugriff auf die Kanzleisoftware auch außerhalb der Kanzlei nachvollziehbar geschützt.
Anbindung von Kanzleisoftware und Schnittstellen
Bestehende Kanzleisoftware und Schnittstellen zu Behörden binden wir ins Netzwerk ein, ohne den täglichen Ablauf zu unterbrechen. Welche Systeme im Detail zum Einsatz kommen, hängt von der jeweiligen Kanzlei ab.
Serverinfrastruktur, Backup und Archivierung
Wir beraten, ob ein eigener Server oder eine Cloud-Lösung zur Kanzlei passt, und richten Backups ein, die sich an Aufbewahrungsfristen orientieren. Im Ernstfall lassen sich Akten und Mandantendaten daraus wiederherstellen.
Passende Leistungen im Detail
So sehen Projekte in Kanzleien aus
Drei Zuschnitte, wie sie in der Praxis häufig vorkommen.
Steuerkanzlei mit Homeoffice-Bedarf
Eine Steuerkanzlei möchte, dass Mitarbeiter zeitweise von zuhause aus arbeiten können, ohne dass die Kanzleisoftware offen im Internet steht. Wir richten einen VPN-Zugang mit Mehrfaktor-Authentifizierung ein und stimmen ihn mit der bestehenden Software ab.
Wirtschaftsprüfungs- oder Beratungsbüro mit mehreren Mandaten parallel
Mehrere Prüfer oder Berater arbeiten gleichzeitig an unterschiedlichen Mandaten und brauchen getrennte Zugriffsrechte. Wir bauen ein Zugriffskonzept pro Mandat auf, inklusive Protokollierung, und segmentieren das Netzwerk entsprechend.
Notariat oder Rechtsanwaltskanzlei mit hohem Archivierungsbedarf
Urkunden und Akten müssen über lange Zeiträume sicher aufbewahrt werden, auch nach Abschluss eines Mandats. Wir setzen ein Backup- und Archivierungskonzept auf, das Verschlüsselung und die geltenden Aufbewahrungsfristen berücksichtigt.
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